Enterprise Mail Archiving

아카이빙 관리자 기능을 활용한 감사 프로세스 혁신

Main Function

메일 아카이빙 감사
Problem

독립적인 감사팀 관리 권한
부재로 인한 비효율적인
감사 프로세스
Solution

그룹웨어 내
"아카이브 감사팀 전용 관리자
권한" 신규 생성

도입배경

우리는 5,000명 이상의 직원을 보유한 대규모 유통·제조 기업으로, 다수의 계열사를 운영하며 체계적인 내부 감사 시스템을 갖추고 있습니다. 매년 수백 건 이상의 내부 감사를 수행하고 있으며, 이 과정에서 기업 내 메일 데이터는 핵심적인 증빙 자료로 활용됩니다.

그러나 기존 그룹웨어의 관리 권한이 인사·회계 부서 중심으로 설정되어 있어, 감사팀이 독립적으로 감사 업무를 수행하는 데 한계가 있었습니다. 내부 감사와 외부 규제 준수(컴플라이언스)를 더욱 강화하기 위해, 보다 투명한 데이터 접근과 감사 프로세스 개선이 필요하다고 판단했습니다.

문제상황

기존 시스템에서는 감사팀이 메일 데이터에 접근하기 위해 반드시 인사팀이나 회계팀을 거쳐야 했습니다. 이로 인해 자료 요청과 승인 과정이 반복되며, 감사 업무에 불필요한 시간과 인력이 소모되는 문제가 발생했습니다.

무엇보다 내부 감사와 외부 규제 준수 강화를 위해서는 감사팀의 독립적인 데이터 접근 권한이 필수적이었지만, 기존 시스템으로는 이를 지원할 수 없어 감사의 신속성과 투명성이 떨어지는 상황이 지속됐습니다.

하이웍스 솔루션

문제 해결을 위해 하이웍스와 상담을 진행했고, 우리의 니즈에 맞춰 신규 기능이 개발되었습니다. 그 결과, 우리 회사를 위해 별도로 개발된 ‘메일 아카이빙’ 시스템 내 ‘아카이브 감사 전용 관리자 권한’ 기능을 제공받았습니다.

이 기능 도입 이후 감사팀은 불필요한 행정 절차 없이 필요한 데이터를 직접 확인할 수 있게 되었고, 감사 업무의 연속성이 확보되면서 업무 효율성도 크게 높아졌습니다. 감사팀 내부에서도 만족도가 매우 높습니다

내부 감사팀 팀장

"시스템에 로그 기록 및 접근 내역 관리 기능이 추가되면서 감사팀의 활동 내역을 투명하게 관리할 수 있게 됐습니다.

덕분에 감사의 신뢰성과 보안성이 한층 강화됐습니다."
내부 감사팀 대리

"독립적인 감사팀 권한이 없었을 때는 감사 절차가 복잡하고 시간이 많이 걸렸습니다.

하이웍스를 도입한 이후, 감사팀이 실시간으로 데이터를 조회할 수 있게 되면서 감사 프로세스가 훨씬 효율적으로 운영되고 있습니다."

하이웍스 도입 효과

감사 프로세스 간소화 및 효율성 향상

인사·회계팀을 거치지 않고 감사팀이 직접 데이터에 접근할 수 있어 불필요한 절차가 제거됐습니다.
보안성과 투명성 강화

감사팀 전용 권한을 부여해 내부 정보 접근을 통제하고, 감사 과정의 투명성을 확보했습니다.
컴플라이언스 대응력 향상

외부 감사 및 법적 규제 준수를 위한 체계적인 감사 프로세스를 구축해 규제 대응력을 높아졌습니다.
내부 감사 독립성 보장

감사팀이 자체적으로 자료를 검토하고 분석할 수 있어 감사의 객관성과 신뢰성이 강화됐습니다.
업무 처리 속도 개선

자료 요청 및 승인 절차 없이 실시간으로 데이터를 조회할 수 있어 감사 업무 속도가 크게 향상됐습니다.
감사 데이터 신뢰성 확보

아카이브 접근 로그 관리 기능으로 감사 활동 기록이 투명하게 관리되어 감사 보고서의 신뢰성을 높였습니다.

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